Naleving in overeenstemming met de Wet bescherming klokkenluiders

KESS BERLIN GmbH Wet bescherming klokkenluiders

Integriteit, betrouwbaarheid, respect en vertrouwen zijn topprioriteiten voor KESS BERLIN. Deze waarden zijn een integraal onderdeel van ons bedrijfsgedrag en belangrijke voorwaarden voor ons bedrijfssucces en voor het vertrouwen van onze medewerkers, klanten, zakenpartners en aandeelhouders.

KESS BERLIN tolereert geen overtredingen van de toepasselijke wetgeving, interne richtlijnen of de KESS BERLIN Gedragscode. Het is daarom belangrijk om zo snel mogelijk op de hoogte te zijn van mogelijk wangedrag door onze eigen werknemers of leveranciers en om dit te voorkomen.

Daarom heeft Group Compliance een onafhankelijk, onpartijdig en vertrouwelijk klokkenluidersysteem voor heel KESS BERLIN GmbH. Medewerkers en derden, waaronder klanten en leveranciers, hebben de mogelijkheid om mogelijke overtredingen te melden via vertrouwelijke meldkanalen en zo bij te dragen aan de opheldering ervan.

Principes

De hoeksteen van het klokkenluiderssysteem is het principe van fair procedures. Dit omvat ook de mogelijkheid van anonieme melding en communicatie.

KESS BERLIN zal geen maatregelen nemen om de identiteit van anonieme klokkenluiders te achterhalen. Discriminatie van klokkenluiders en alle personen die bijdragen aan het onderzoek naar mogelijk wangedrag binnen het bedrijf wordt ook niet getolereerd.

Onderzoeken worden altijd uitgevoerd met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid en met bescherming van de anonimiteit van de klokkenluiders. Uiteraard geldt voor de betrokkenen het vermoeden van onschuld totdat een strafbaar feit is bewezen. Informatie wordt verwerkt in een fair, snelle en beschermde procedure.

Hoe worden rapporten verwerkt?

Group Compliance controleert alle binnenkomende meldingen op mogelijke ernstige overtredingen van regels door medewerkers of leveranciers van KESS BERLIN GmbH.

De meldingen worden onmiddellijk verwerkt en zorgvuldig en systematisch geanalyseerd. Als er een eerste vermoeden van een mogelijke overtreding bestaat, wordt een geschikte (interne of externe) instantie opdracht gegeven om de zaak te onderzoeken. De resultaten van het onderzoek worden vervolgens geëvalueerd door Group Compliance en als er wangedrag wordt vastgesteld, wordt er een aanbeveling voor sancties gedaan. Indien nodig worden de autoriteiten voor strafrechtelijke vervolging op de hoogte gesteld.

Klokkenluiders worden onmiddellijk geïnformeerd over de status van de verwerking en de uitkomst van een mogelijk onderzoek in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

Een rapport indienen

Ons klokkenluidersysteem biedt verschillende manieren om mogelijk wangedrag te melden.

Ongeacht dit, is er een wettelijk recht om op elk moment contact op te nemen met de bevoegde autoriteiten, zoals hieronder beschreven.

1. ONLINE MELDKANAAL: NALEVINGSHULPLIJN

Het is mogelijk om een melding in te dienen via het internetgebaseerde, meertalige communicatieplatform Compliance Helpline. Het systeem is vertrouwelijk en beveiligd. KESS BERLIN gebruikt hiervoor een klokkenluidersysteem van Deloitte dat wordt geleverd door de CTS Eventim Group.


Binnenkomende meldingen worden eerst beoordeeld door analisten van Deloitte, samengevat in een rapport en onmiddellijk doorgestuurd naar de verantwoordelijke afdeling (Group Compliance) bij CTS Eventim en KESS BERLIN.

Group Compliance onderzoekt vervolgens de informatie en stelt waar mogelijk en nodig een onderzoek in.

Proces:

1.1 Rapport

De klokkenluider, extern of intern, heeft drie mogelijkheden om te rapporteren.

  • Volledig anoniem: Deloitte noch KESS BERLIN kent de identiteit van de klokkenluider.
  • Vertrouwelijk: Alleen Deloitte kent de identiteit
  • Beperkte vertrouwelijkheid: Deloitte en het verantwoordelijke kantoor (Group Compliance) op KESS BERLIN kennen de identiteit.

    1.2 Verwerking bij Deloitte

    Gekwalificeerde medewerkers van Deloitte accepteren de melding. Op verzoek van de klokkenluider wordt de melding geanonimiseerd en als rapport beschikbaar gesteld aan de verantwoordelijke afdeling (Group Compliance) van CTS Eventim en KESS BERLIN . Gegevens die niet relevant zijn, worden verwijderd.

    1.3 Verwerking door de verantwoordelijke afdeling (Group Compliance) bij CTS EVENTIM

    Alle klokkenluidersmeldingen worden verwerkt door het verantwoordelijke kantoor (Group Compliance) bij CTS Eventim en KESS BERLIN. Voor zover mogelijk en noodzakelijk zal dit bureau een onderzoek instellen.

    EEN BERICHT VERZENDEN

    2. VIA E-MAIL

    Je kunt per e-mail contact opnemen met Group Compliance via compliance@kessberlin.de.

    3. POST, TELEFOON EN IN PERSOON (in het Engels)

    Postadres:

    KESS BERLIN GmbH
    Compliance
    Grunerstr. 13
    10179 Berlijn
    Duitsland

    Tel. +49 030 767 580 400

    Maak vooraf een afspraak door te mailen naar compliance@kessberlin.de.

    4. EXTERNE RAPPORTAGEWEG (voor Duitsland)

    Volgens de Duitse klokkenluidersbeschermingswet (HinSchG) is het ook altijd mogelijk om contact op te nemen met externe meldpunten. Interne meldingen worden echter vaak sneller en directer afgehandeld.

    Meer informatie over de meldingskanalen is verkrijgbaar bij de contactpersonen van Group Compliance via bovenstaande contactgegevens.

    Gedetailleerde informatie over de mogelijkheden voor externe meldingen is ook verkrijgbaar bij het Federale Bureau voor Justitie op BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de).

    Andere externe rapporteringskantoren zijn onder andere genoteerd bij de Duitse federale financiële toezichthouder ('BaFin') en het Duitse federale kartelbureau.

    Status: 30 januari 2025